Bu süreç Şirket’te Önleyici Faaliyet usullerini anlatmak için yazılmıştır.

• YT: Yönetim Temsilcisi
• PY: Proje Yöneticisi
• YKBY: Yönetim Kurulu Başkan Yardımcısı
• KEK: Kalite El Kitabı
• DFİ: Düzeltici Faaliyet İsteği
• ÖFİ: Önleyici Faaliyet İsteği
• Müşteri ihtiyacı:
• Gereksinim:
• GTD: Gereksinim Tanımları Dokümanı

• ISO 15504-5
• CMMI v1.2
• ISO 9001: 2008 Kalite Yönetim Sistemi-Şartları

Süreç aynen uygulanır. Formlar, projelerin kullandığı araçlara uygun olarak otomasyona geçirilebilir. Önleyici faaliyetler, risk yönetimi süreci ile etkileşimli olarak projelere özgü olarak uygulanabilir. Ayrıca önleyici faaliyetler kurumsal iyileştirme projesi kapsamında bir çok projenin verisi kullanılarak ya da operasyonel aktiviteler için Yönetim Temsilcisi sorumluluğunda uygulanabilir.

Şirket Personeli: Tüm personel önleyici faaliyet isteğinde bulunabilir.

Yönetim Temsilcisi: YT, başlatılan önleyici faaliyetlerinin koordinasyonundan sorumludur.

• İç Denetim Süreci HIZ.DES.08
• Düzeltici Faaliyet İsteği Süreci HIZ.DES.09
• Kalite Güvence Süreci HIZ.DES.04
• Proje Yönetim Süreci HIZ.YON.01
• Problem Yönetimi Süreci HIZ.DES.06

Kalite Güvence Süreci HIZ.DES.04 Proje Yönetim Süreci HIZ.YON.01 Tüm Süreçler

• Uygunsuzluklar
• Denetim Sonuçları
• Problemler
• Test Sonuçları
• Proje Sonuçları
• Şirket Vizyonu, Misyonu ve Hedefleri
• Yönetim Gözden Geçirme Çıktıları
• Veri Analizi Sonuçları
• Tedarikçi Değerlendirme Sonuçları

Önleyici faaliyetler, henüz gerçekleşmemiş potansiyel hatalar (riskler) ya da sürekli tekrarlayan ve nedeni belirlenemeyen olaylar için başlatılabilir. Herhangi bir personel istekte bulunabilir. Projede istekler risk formları ya da risk değilse iyileştirmeye yönelik bir istekse önleyici faaliyet formlarıyla açılır. Projeye özgü istekler proje yöneticisi ve proje kalite güvence uzmanı tarafından değerlendirilir.

Projelere özgü olmayan tüm Şirket’i etkileyen olaylar için önleyici faaliyetler ERP aracılığıyla başlatılır. Bu kurumsal istekler Yönetim Temsilcisi tarafından değerlendirilir.

İstekle birlikte yapılması önerilen faaliyetler de formda varsa açıklanır.

• İstekler ve öneriler, proje yöneticisi veya yönetim temsilcisi tarafından
• Fayda/maliyet
• Uygulanabilirlik
• Risk
• Süre
• Çözüm alternatifleri
• Efor açısından değerlendirilir. Değerlendirme sonuçları iş kabul edilirse işten etkilenecek kişilerle gerekirse paylaşılır. Ret veya onay kararı PY ya da YT tarafından verilir ve ilgili formlar üzerine kaydedilir.

Risklere neden olan kaynaklar belirlenir. Alternatif çözümler oluşturulur. Çözümler yukarıdaki kriterlere göre değerlendirilir ve uygun olan seçilir. Çözümlerin uygulanabilmesi için takvim ve kaynaklar tanımlanır. İlerleyişi görmek için kontrol noktaları tanımlanır.

Bu faaliyetler ve kararlar problemin karmaşıklığına göre işten etkilenecek taraflar tarafından son kararı PY ya da YT verecek şekilde birlikte oluşturulur.

YT ya da PY uygulamayı planlanan tarihlerde gözden geçirir. Planlara uyumlu gidişat varsa planlarda gerekli güncellemeler yapılarak uygulamaya devam edilir ve çözümler gerçekleştirildiğinde istek kapatılır.

Eğer planlanan şekilde ilerlemeyen ve sonuçlanması riskli olan faaliyetler varsa durum bir kez daha gözden geçirilir. Önleyici faaliyetlerin iptaline ve gerçekleştirilmeden kapatılmasına karar verilir.

YT, kurumsal olan önleyici faaliyet isteklerini önleyici faaliyet takip formuyla ( açık /kapalı vs.) şeklinde yıllık olarak raporlar.

Projeler, proje durum raporlarıyla ilgili raporlamayı yaparlar.

• FRM.13 Önleyici Faaliyet İsteği Formu
• FRM.33 DFİ Takip Formu

Şirket personeli,

• Temel kalite yönetim sistemi eğitimi almış olmalıdır.

YT ve denetçiler

• İç denetçi eğitimi almış olmalıdır.

Kayıtlar, projeler için ERP, şirket geneli için FTP sunucusunda saklanır.

Süreç performansı, veriler yıllık olarak tüm süreçlerden alınarak kalite grubu tarafından değerlendirilir ve kalite yönetim sistemi performans raporuna yansıtılır. Bu raporda süreçlerle ilgili iyileştirme önerileri sunulur. Yönetim kurulu, proje yöneticileri, kalite ekibi iyileştirme önerileri için önceliklendirme yapıp plan hazırlarlar. Öncelik verilen süreçler veya hedefler için süreç iyileştirme çalışması başlatılır ve takip edilir. Bu çalışmanın sonunda değerlendirme yapmak için sağlıklı veri bulunmadığı yorumu da çıkabilir. O zaman verilerin doğru değerlendirilebilmesi için metrik toplamaya devam edilmesine ve sürecin izlenmesine karar verilir.