Bu sürecin hedefleri,

• Şartnamede tanımlanan ihtiyaçların doğru bir şekilde proje ekibince anlaşılıp geliştirildiğini teyit etmek,
• Anlaşılmayan konuları kayıt altına almak ve giderilmesi için ilgili süreci tetiklemek,
• Proje performansını ve durumunu müşteriyle birlikte gözden geçirmek ve önlem almak,
• Projedeki tüm tarafların(müşteri, tedarikçi, diğer taraflar) ile projenin teknik ürünlerini ve yönetimsel faaliyetleri değerlendirip problemleri tespit etmektir.

Süreç başarıyla uygulandığında,

• Projenin yönetimsel ve teknik durumu tüm proje taraflarıyla incelenir,
• Riskler, problemler kayıt altına alınır ve çözümlenir,
• Taraflar arasında çıkabilecek anlaşmazlıklar projenin erken aşamalarında yakalanır ve kabul sürecinde yaşanabilecek aksaklıklar en aza indirgenir.

Paydaş: Projeyle ilgisi olan müşteri, tedarikçi, proje ekibi, Şirket herkes ve her kurum.

YT: Yönetim temsilcisi

KGU: Kalite Güvence Uzmanı

GG: Gözden Geçiren /Gözden Geçirme

• ISO 9000:2008
• TS ISO/IEC 15504-1
• TS ISO/IEC 15504-2
• TS ISO/IEC 15504-3
• TS ISO/IEC 15504-4
• TS ISO/IEC 15504-5
• TS ISO/IEC 15504-6
• TS ISO/IEC 15504-7
• CMMI v1.2

Bu sürecin Ortak Gözden Geçirmelerin Kapsamı başlığında anlatılan içerik sürecin etkileşimde bulunduğu diğer süreçlerle ilgili genel bilgi vermekte diğerleri gözden geçirme iş akışını anlatmaktadır İş akışını anlatan aktiviteler, doğrulama ve geçerleme süreçlerinde ortak olarak uygulanır. Örnek gözden geçirme kılavuzu referanslarda belirtilmiştir. Projeler gözden geçirme yöntemlerinde süreci karşılamak koşuluyla değişiklik yapabilirler. Gözden geçirme süreci, tamamen (planlama, gerçekleştirme, sonuçların yayınlanması ve takibi, kapatılması) ERP gibi iş akışı araçlarında yürütülebilir. Bu durum kalite güvence planlarında açıklanmalıdır. Gözden geçirme aktiviteleri genellikle fiziksel toplantılar olmakla birlikte proje portalını kullanarak veya başka şekillerde de yapılabilir. Bu kalite güvence planında açıklanır. Teknik gözden geçirme aktiviteleri, proje ekibi tarafından ya da dışarıdan bağımsız bir uzman tarafından da yapılabilir. Sorumlular, proje ve kalite güvence planlarında belirtilir. Yönetim temsilcisi, görevlerini ve yetkilerini kalite güvence uzmanına devredebilir.

Kalite Güvence Uzmanı: Doğrulama ve Geçerleme planını yaparak gözden geçirilecek ürünleri, zamanları, sorumluları belirler. GG toplantılarına katıldığında kayıtları tutar ve kişilere hataları atar.

Proje Yöneticisi: Proje yönetim planında yönetimsel gözden geçirmeleri ve raporlama sürecini planlar.

Proje Ekibi: Gözden geçirme toplantılarına katılır.

Yönetim Temsilcisi: Denetim sonuçlarını ve metrikleri değerlendirir

• Proje Yönetim Süreci (HIZ.YON.01)
• Gereksinim Yönetimi Süreci (HIZ.MUH.01)
• Tasarım Süreci (HIZ.MUH.02)
• Gerçekleştirim Süreci (HIZ.MUH.03)
• Entegrasyon Süreci (HIZ.MUH.04)
• Test Süreci (HIZ.MUH.05)
• Dokümantasyon Süreci (HIZ.DES.05)

• Doğrulama Süreci (HIZ.DES.01)
• Geçerleme Süreci (HIZ.DES.02)
• Problem Yönetim Süreci ( HIZ.DES.06)
• Gereksinim Yönetimi Süreci (HIZ.MUH.01)
• Tasarım Süreci (HIZ.MUH.02)
• Gerçekleştirim Süreci (HIZ.MUH.03)
• Entegrasyon Süreci (HIZ.MUH.04)
• Test Süreci (HIZ.MUH.05)
• Dokümantasyon Süreci (HIZ.DES.05)
• İç Denetim Süreci (HIZ.DES.08)

• Gereksinim Tanımları Dokümanı (RPR-004-GTD)
• Yazılım Tasarım Tanımları (RPR-030-YTT)
• Test Durumları Dokümanı (RPR-024-TDD)
• Proje Yönetim Planları (RPR-018-PYP)
• Kod
• Kalite Yönetim Performans Raporu
• Şablon Kontrol Formu (FRM.26)
• Denetim Soru Listesi Formu (FRM.25)
• Süreçler
• Formlar
• Şablonlar
• Kılavuzlar
• Analiz ve Tasarım Gözden Geçirme Kriterleri

Ortak gözden geçirme projenin yaşam döngüsü boyunca hem proje süreçlerinin performansını hem de ürünlerin kalitesini ve müşteri beklentilerini karşılayıp karşılamadığını belirlemek, proje paydaşları arasında iletişim kurmak ve düzeltici faaliyetlerin planlanması için yapılır. Ortak gözden geçirmeler, proje ekibi arasında, yönetim seviyesinde, müşteriyle ve tedarikçiyle ortak olarak gerçekleştirilir. Ortak Gözden Geçirme aktiviteleri, kalite güvence planının Doğrulama ve Geçerleme bölümüyle, proje planının proje performansının izlenmesi kısmında kalite güvence uzmanı ve proje yöneticisi tarafından dokümante edilir. Ortak gözden geçirme zamanı netlik kazanınca e-posta ile taraflara haber verilir.

Şirket üst yönetimi kalite yönetim sisteminin, sürekli uygunluğunu, yeterliliğini ve etkinliğini sağlamak için sistemi her yıl Ocak ve Temmuz aylarında aşağıda anlatılan usullerle gözden geçirir. Yönetimin gözden geçirmesi toplantısı yönetim kurulu başkan yardımcısının başkanlığında yönetim temsilcisi, süreç sahipleri, proje yöneticileri, iş alanları yöneticileri katılımı ile gerçekleştirilir. Yönetim kurulu başkan yardımcısının yokluğunda yönetim temsilcisi toplantıya başkanlık eder. Yönetim temsilcisi toplantı gününü, saatini ve yerini yönetim kurulu başkan yardımcısı ile koordine ederek katılımcılara e-mail aracılığıyla iletir. Yönetimin gözden geçirmesi toplantısı aşağıdaki gibidir.

1. İç denetim sonuçlarının incelenmesi
2. Müşteri geri beslemelerinin gözden geçirilmesi
3. Süreç performansları ve ürün uygunluklarının tartışılması
4. Önleyici ve düzeltici faaliyetlerinin durumunun incelenmesi
5. Kalite politikası ve kalite hedefleri hakkında görüşmeler
6. Kalite yönetim sistemini etkileyebilecek değişiklerin görüşülmesi
7. İyileştirme önerilerinin değerlendirilmesi ve sonuçlandırılması
8. Bir önceki yönetimin gözden geçirme toplantısında devam eden takip faaliyetlerinin gözden geçirilmesi.

Toplantı çağırılmasında, bu gündem maddelerine ek bir gündem maddesi varsa eklenir yoksa toplantı bu gündemle yapılır Toplantıda alınan kararlar;

1. KYS ve bu sisteme ait süreçlerin etkinliğinin iyileştirilmesi
2. Müşteri şartları ile ilgili ürünün iyileştirilmesi
3. Kaynak ihtiyaçları

ile ilgili faaliyetleri ve toplantıda ortaya çıkan işlem maddelerini içerecek şekilde toplantı tutanağına işlenir, tüm katılımcılara bir kopyası verilir. Yönetimin gözden geçirmesi kayıtları Yönetim Temsilcisi tarafından doküman yönetim sisteminde muhafaza edilir.

Proje ekibi ve Şirket içinde yapılacak teknik gözden geçirme faaliyetleri Doğrulama Sürecinde, müşteriyle yapılacak teknik gözden geçirme faaliyetleri Geçerleme Sürecinde açıklanmıştır. Teknik Gözden Geçirmelerle

• Gereksinim Yönetimi
• Tasarım
• Gerçekleştirim
• Entegrasyon
• Test
• Kurulum ve İşletim süreçleri
• Dokümantasyon ile ilgili projeye ait ürünler doğrulanıp geçerlenir.

Teknik Gözden geçirme ile;

• Ürünün tamamlanıp tamamlanmadığı,
• Ürünün standart ve belirtimlere uygunluğu,
• Bir sonraki aktivite için ürünün uygunluğu,
• Geliştirme, işletim ve bakım aşamalarının projenin planına, takvimine, standartlarına uygunluğu,
• Teknik konu ve durumların sözleşmede dokümante edilen kabul kriterlerine ve müşteri ihtiyaçlarına karşı ürünün değerlendirilmesi sağlanır.

Proje yönetim planında, müşteri ve şirket için proje performansı gözden geçirme aktiviteleri planlanır. Bu gözden geçirme aktiviteleri, genellikle yüz yüze toplantı şeklinde gerçekleştirilir. Bu toplantılarda;

• Projenin planlanan süre, bütçe hedeflerindeki sapmalar,
• Şartname ve gereksinim maddelerinin gerçekleşme ve ürüne dönüşme durumları
• Gereksinimlerle ilgili değişiklik istekleri ve yeni istekler
• Riskler
• Bir sonraki aşamaya geçmeye ürünün hazır olup olmadığı,
• Projeye devam edip etmeme durumu değerlendirilir.

Toplantı, toplantı tutanağıyla dokümante edilir. Toplantıda alınan kararlar iş olarak projedeki ilgili personele Şirket ve müşteri tarafındaki proje yöneticisi tarafından atanır. Riskler, risk listesine eklenir. Ayrıca risk bildirim formu doldurmaya gerek yoktur.

Gözden geçirme toplantısı öncesinde gözden geçirilecek ürün veya proje süreçleriyle ilgili proje ekibi ve gözden geçirmeyi yapacak kişiler tarafından hazırlık yapılır. Ürünler, gözden geçirme kriterleri, ortam ihtiyaçları karşılanır. Kalite güvence uzmanı ya da proje yöneticisi, gözden geçirme zamanı için gg’ nin amacını, ilgili ürünleri, zamanı ve yeri belirleyen toplantı çağrısını taraflara iletir.

Doğrulama ve geçerleme planında belirtilen katılımcılarla ve planlanan zamanda gözden geçirme işlemi gerçekleştirilir. Gözden geçirme işlemi sırasında problemlerin bulunmasına odaklanılır, problemlerin çözümüne her şey gözden geçirildikten sonra zaman kalırsa geçilir. Gözden geçirme işlemlerinin toplantı şeklinde gerçekleştirilmesi zorunlu değildir. Çalışma ortamı, iş ürünlerinin akışına izin veriyorsa gözden geçirmeler çalışılan ortamda gerçekleştirilir. Gözden geçirme sonuçları doküman yönetim sistemine gözden geçiren tarafından eklenir. Sonuçlar doküman sahibi ve diğer paydaşlara iletilir.

İnceleme sonuçları için faaliyet izlenir, belirlenmiş problemlere ait çözümler için izlenen faaliyetlerden sonra iş ürünlerine ve süreçlerine yapılan değişiklikler rapor edilir ve yazılı hale getirilir. Yazılı hale gelen bu değişiklikler gözden geçirilir ve uygunsuzluklar giderilir.

Problem takip aracıyla, gözden geçirme sırasında bulunan hatalar kayıt altına alınır ve ürün sahibine düzeltmesi için atanır. Eğer problem takip aracı kullanılmıyorsa toplantı tutanağı ya da proje yönetim planında belirtilen araçlarla hatalar kayıt altına alınır. Hata kaydına,

• Gözden Geçiren
• Bulunan Hatanın İlgili Olduğu Bölüm/Bileşen
• Olası Hata Kaynağı

Gözden geçiren personel ya da kalite güvence uzmanı tarafından işlenir. Gözden geçirme tamamlandıktan sonra toplam bulunan hata, gözden geçirilen ürünün büyüklüğü, hataların kritikliği, gözden geçirme süresiyle ilgili rapor oluşturulur. Bu rapor, ilgili taraflara yayınlanır Hataların sınıflandırması ve kritikliği ile ilgili bilgi Problem Çözüm Yönetimi sürecinde verilmiştir.

Kalite güvence planının doğrulama ve geçerleme kısmında kalite güvence uzmanı gözden geçirme işlemlerinden kimin sorumlu olduğunu ve sonuçların yayınlanacağı birimleri ve nerede saklanacağını belirtir. Kalite güvence planı, müşteri tarafından onaylanır. Müşteri doğrulama sonuçlarını da görmeyi talep ederse sonuçlar müşterinin erişimine de açılır. Erişim, problem takip aracına direk erişim, e-posta ile sonuçların müşteriye iletilmesi ya da proje dokümantasyon sitesine erişim şeklinde olabilir. Geçerleme sonuçları ve raporları müşteriye ve proje ekibine, üst yönetime raporlanır.

Problem takip aracıyla, düzeltilmesi gereken maddeler ilgili kişilerin iş listesine düşer. Hatalar giderildiğinde gözden geçirmeden sorumlu kişiye hataların giderildiğini test edip onaylaması için iş atanır. GG kişi onayladıktan sonra hata kapanır.

• Proje Kalite Güvence Planı (RPR-011-KGP)
• Problem Raporları(FRM.07)
• Kalite Yönetim Sistemi Performansı
• Gözden geçirme sonucunda açılan işler
• Düzeltici Faaliyet İstekleri

Gözden geçirmeyi yapacak kişiler ürünle ve ait olduğu süreçle ilgili bilgi sahibi olmalıdır. Gözden geçirmeler toplantı şeklinde yapılmıyorsa elektronik ortamda da gözden geçirme işlemlerinin yapılmasına imkân sağlayan doküman iş akışı sistemlerine ihtiyaç vardır Bunun haricinde problem takip aracı ve doküman yönetim sistemi hataların ve raporların saklanması için gereklidir.

Raporlar ve toplantı kayıtları, proje doküman sitesinde saklanır ve versiyon kontrolüne alınır. Gözden geçirme sonucunda bulunan problemler problem takip aracı (ERP) tarafından kaydedilip versiyonlanır.

İç denetimlerle gözden geçirme süreci ve ilgili süreçler denetlenir. Süreçle uygunsuzluklar raporlanır. Sürecin etkin şekilde uygulandığını anlamak için hata kapama süreleri ve kapatılan hataların yeniden açılıp açılmadığıyla ilgili bilgi toplanır. Bu bilgiler Yönetim Temsilcisi tarafından incelenir ve yılda iki kez YGG toplantılarında kalite yönetim sistemi performans raporuyla üst yönetime raporlanır. YGG toplantısı sonucunda süreçle ilgili iyileştirme faaliyetleri tanımlanır.