Bu süreç, Şirket ’te (Bundan sonra HIZIR diye adlandırılacak) İç Denetim usullerini anlatmak için yazılmıştır

YT: Yönetim Temsilcisi

PY: Proje Yöneticisi

YKBY: Yönetim Kurulu Başkan Yardımcısı

KEK: Kalite El Kitabı

DFİ: Düzeltici Faaliyet İsteği

ÖFİ: Önleyici Faaliyet İsteği

Süreç aynen uygulanır. Yönetim Temsilcisi, görevlerini ve yetkilerini kalite güvence uzmanına devredebilir. Projeye atanmış kalite güvence yöneticisi, YT onayına ihtiyaç duymadan denetimleri planlar ve yürütür. Denetim süreciyle tüm süreçler ve projeler denetlenir. Proje denetimleri yıllık planlardan ayrı olarak projelerin şartnamesine uygun olarak kalite güvence planlarıyla planlanıp denetim planına eklenir.

• ISO 9000:2008
• TS ISO/IEC 15504-1
• TS ISO/IEC 15504-2
• TS ISO/IEC 15504-30
• TS ISO/IEC 15504-4
• TS ISO/IEC 15504-5
• TS ISO/IEC 15504-6
• TS ISO/IEC 15504-7
• CMMI v1.2

Yönetim Temsilcisi: Yıllık kurumsal iç denetim planı hazırlamaktan ve proje denetimlerinin koordinasyonunu sağlamaktan sorumludur.

Denetçiler: Denetim sorularını hazırlamak, denetimleri gerçekleştirmek ve sonuçları raporlamaktan sorumludur. Açılan düzeltici ve önleyici faaliyetlerin takibini yaparlar.

Kalite Güvence Uzmanı: Proje kalite güvence planını hazırlamak ve proje denetimlerini planlamak, diğer denetçilerle birlikte denetimleri gerçekleştirmekten sorumludur.

Tüm ŞİRKET süreçleri

• Düzeltici Faaliyet Süreci (HIZ.DES.09)
• Önleyici Faaliyet Süreci (HIZ.DES.03)
• Proje Yönetim Süreci (HIZ.YON.01)
• Kalite Güvence Süreci (HIZ.DES.04)
• Dokümanların Kontrolü Süreci (HIZ.DES.05)
• Projeler

ŞİRKET süreçleri ve kılavuzları

• Şablonlar ve formlar
• Projeye ait planlar
• Proje şartnameleri ve uyulması gereken standartlar
• TS ISO/IEC 15504

YT her takvim yılı başında geçmiş denetimlerin sonuçlarını, denetlenecek alan ve süreçlerin önem ve durumlarını dikkate alarak bir denetim programı hazırlar. YT hazırladığı denetim programını YKBY’ye onaylattırır programın denetlenecek alan veya süreç sorumlularına dağıtımını yapar. Denetim programı şartlar değiştiğinde YT tarafından revize edilir ve bu süreç tekrarlar.

Denetim programında tespit edilmiş olan denetçiler iç denetim soruları formunu kullanarak denetim sorularını hazırlarlar ve YT’ nin onayına sunarlar.

İç denetim soru listesinde, denetçi sorunun hangi süreçten ve sürecin hangi paragrafından alındığını belirtir

Denetim için tayin edilen denetçi, ilgili alan veya süreç sorumlusuyla koordine ederek denetim günü ve saatini belirler Denetçi denetim gününden en az 2 gün önce denetim sorularını denetlenecek alan veya süreç sorumlusuna iletir. Denetim günü belirlenen saatte denetçi denetlenecek alan veya süreç sorumlusuyla bir araya gelir kısaca denetimin amacını ve içeriğini açıklar. Denetlenecek alan veya süreç sorumlusu veya onun seçtiği bir kılavuz ile denetim gerçekleştirilir. Denetimler sorulan soruların kanıtlarının görülmesiyle gerçekleştirilir. Kanıtlar yetersiz ise denetçi tespit ettiği uygunsuzluğu DFİ formuna işler. DFİ’ ler düzeltici faaliyetler sürecine göre işleme tabi tutulur. Denetimlerin yalnızca hazırlanan sorularla yapılmasının zorunluluğu yoktur. Denetim sırasında ortaya çıkan yeni sorular iç denetim soru listesine eklenebilir.

Denetim gerçekleştirildikten sonra, denetçi sonuçları denetim rapor formunu kullanarak yönetim temsilcisine, denetlenen kişiye ve bir üst yöneticiye raporlar. Denetçi takip gerekliliklerini raporun altındaki satırda ifade eder. Tüm bulgular ortadan kaldırılmadan denetim tamamlanmış sayılmaz. Denetçi raporun bir kopyasını ve eklerini denetlenen alan veya süreç sorumlusuna ve YT’ ye iletir. Takipler bitip denetim tamamlandığında son durum YT’ ye iletilir.

YT yılda bir denetim raporlarını bulguları ve denetlenen alan veya süreç sorumlularıyla görüşmeler yaparak denetçileri değerlendirir. İnceleme sonucunda aksaklıklar giderilir, eğitim ihtiyaçları belirlenir. Senelik personel değerlendirmesi bu adımı kapsar.

• FRM.31 Denetim Planı
• FRM.12 Düzeltici Faaliyet İsteği Formu
• FRM.13 Önleyici Faaliyet İsteği Formu
• FRM.25 Denetim Soru Listesi Formu
• FRM.32 Denetim Raporu Formu

Tüm denetçilerin

• Kalite yönetim sistemi
• İç denetçi eğitimlerini almış olmaları gerekir

Denetim soruları, sonuçları ve raporları Şirket doküman yönetim sistemi üzerinde saklanır ve versiyonlanır.

Süreç performansı, veriler yıllık olarak tüm süreçlerden alınarak kalite grubu tarafından değerlendirilir ve kalite yönetim sistemi performans raporuna yansıtılır. Bu raporda süreçlerle ilgili iyileştirme önerileri sunulur. Yönetim kurulu, proje yöneticileri, kalite ekibi iyileştirme önerileri için önceliklendirme yapıp plan hazırlarlar. Öncelik verilen süreçler veya hedefler için süreç iyileştirme çalışması başlatılır ve takip edilir. Bu çalışmanın sonunda değerlendirme yapmak için sağlıklı veri bulunmadığı yorumu da çıkabilir. O zaman verilerin doğru değerlendirilebilmesi için metrik toplamaya devam edilmesine ve sürecin izlenmesine karar verilir.